Alles automatisieren? Nein. Aber vieles – wenn man richtig ansetzt.
Automatisierung klingt nach Großkonzern. Dabei bietet sie gerade im Mittelstand enormes Potenzial. Nicht für alles. Aber für vieles, was Zeit frisst, Prozesse verlangsamt oder Fehler verursacht.
Die Frage ist nicht, ob Automatisierung sinnvoll ist. Sondern wo sie wirklich wirkt.
Wiederkehrende Aufgaben sind die ersten Kandidaten
Wenn Prozesse regelmäßig gleich ablaufen, lassen sie sich meist gut automatisieren.
Beispiele:
- Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow
- Rechnungsfreigaben und Belegerfassung
- IT-Ticketvergabe und Routing
Wichtig ist, nicht bei der Oberfläche zu bleiben. Es geht nicht um das Tool. Sondern um die Logik dahinter.
Kleine Automationen haben oft große Wirkung
Viele KMU denken zu groß. Dabei reichen oft schon einfache Abläufe mit Tools wie Power Automate oder Make.
Ein Beispiel: Ein Außendienstformular wird ausgefüllt, die Daten landen automatisch in SharePoint, eine Aufgabe im Planner wird erzeugt und der Vertrieb wird per E-Mail informiert.
Dafür braucht es kein Großprojekt. Nur klare Regeln, ein sauberes Setup und einen Blick auf den Nutzen.
Prozesse, die wachsen, brauchen digitale Unterstützung
Ein wachsendes Unternehmen braucht wiederholbare Abläufe. Automatisierung sorgt dafür, dass Prozesse skalierbar bleiben.
Beispiel: Onboarding neuer Mitarbeitender.
Checklisten, Accounts, Geräteeinrichtung, Schulungsunterlagen – alles kann automatisiert angestoßen werden.
Das spart Zeit. Und sorgt für ein einheitliches Erlebnis.
Mini-Exkurs: Automatisierung ist kein Selbstzweck
Nicht alles, was digitalisiert werden kann, sollte automatisiert werden.
Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser. Er wird nur schneller falsch ausgeführt.
Deshalb lohnt sich vor jedem Automatisierungsvorhaben ein kritischer Blick: Was wollen wir erreichen? Was muss vorher geklärt sein?
Mitnehmliste
✅ Wiederkehrende Prozesse sind ideale Startpunkte
✅ Kleine Automationen senken Aufwand, ohne komplex zu sein
✅ Automatisierung muss zur Prozessqualität passen
✅ Tools wie Power Automate, Make oder Zapier sind oft völlig ausreichend
✅ Jeder automatisierte Schritt braucht Verantwortung
Letzter Gedanke
Automatisierung beginnt nicht mit Tools. Sie beginnt mit Klarheit. Wer Aufgaben, Rollen und Abläufe versteht, kann gezielt automatisieren.