Automatisierung spart Zeit? Nur wenn sie richtig gemacht ist.
Viele Automatisierungsprojekte starten mit guten Absichten. Trotzdem bleiben die Ergebnisse oft hinter den Erwartungen. Warum? Weil wichtige Grundlagen fehlen oder falsche Annahmen getroffen werden.
Fehler in der Automatisierung haben nichts mit Technik zu tun. Sondern mit Prozessen, Kommunikation und Verantwortung.
Unklare Prozesse digitalisieren nur das Chaos
Ein häufiger Fehler: Unternehmen wollen automatisieren, bevor sie verstanden haben, wie ihr Prozess überhaupt funktioniert.
Das Ergebnis: Schleifen, Ausnahmen und Rückfragen werden einfach digitalisiert. Die Fehlerquote bleibt. Der Frust steigt.
Praxisbeispiel
Ein Rechnungsfreigabeprozess soll automatisiert werden. Die Abteilungen nutzen aber unterschiedliche Excel-Vorlagen und legen ihre Freigabelogik individuell aus. Die Automatisierung funktioniert technisch, aber das Ergebnis ist nicht vergleichbar.
Zu viele Ausnahmen machen Automatisierung instabil
Wenn ein Prozess viele Sonderfälle hat, wird jeder Automatismus anfällig.
Bevor automatisiert wird, sollte geprüft werden, ob der Ablauf vereinheitlicht werden kann. Sonst endet das Projekt im Ausnahmehandling statt in der Effizienzsteigerung.
Technik wird ohne Nutzer eingeführt
Ein Automatisierungsprojekt ist kein IT-Projekt allein. Wenn Fachabteilungen nicht eingebunden sind, bleibt die Lösung im Regal oder wird umgangen.
Es reicht nicht, ein Tool bereitzustellen. Es muss verstanden und akzeptiert werden.
Keine klaren Zuständigkeiten
Automatisierung erzeugt neue Aufgaben: Pflege, Monitoring, Nachsteuerung.
Wenn niemand zuständig ist, läuft der Prozess im Hintergrund weiter – auch wenn sich die Rahmenbedingungen längst geändert haben.
Mini-Exkurs: Wer pflegt eigentlich die Automatisierung?
Viele KMU bauen kleine Automationen mit Power Automate oder Make. Wenn der Ersteller das Unternehmen verlässt, bleibt das Wissen oft nicht dokumentiert.
Daher braucht es klare Verantwortlichkeiten und einen Übergabeprozess.
Tools werden überschätzt – oder falsch eingesetzt
Nicht jedes Tool ist für jede Automatisierung geeignet. Manchmal wäre ein einfaches Formular mit klarer Regel schneller und stabiler als eine aufwändige RPA-Lösung.
Wichtiger als das Tool ist das Ziel: Was soll am Ende besser laufen?
🧠 Mitnehmliste
✅ Automatisierung braucht klare, stabile Prozesse
✅ Fachbereiche müssen von Anfang an eingebunden sein
✅ Zu viele Ausnahmen machen Prozesse unautomatisierbar
✅ Automatisierung muss gepflegt und weiterentwickelt werden
✅ Ein gutes Tool ersetzt keine saubere Prozesslogik
Zum Schluss ein Gedanke
Automatisierung ist keine Abkürzung. Sie ist eine Übersetzung. Wer seine Prozesse nicht im Griff hat, automatisiert nur die Unklarheit.