Die Entscheidung für eine IT-Lösung ist keine rein technische Frage. Es geht um Arbeitsprozesse, Kultur und Ziele. Trotzdem beginnt die Suche oft mit Produkten. Dabei ist der erste Schritt eigentlich eine ehrliche Bestandsaufnahme.
Warum Standardlösungen selten passen
Viele Mittelständler greifen auf Systeme zurück, die andere auch nutzen. Das ist bequem – aber nicht immer zielführend. Jede Organisation hat andere Anforderungen: an Sicherheit, Mobilität, Skalierung oder Integration.
Kernfrage 1: Was muss die Lösung leisten?
Geht es um Effizienzgewinn, Sicherheit, Wachstum oder bessere Zusammenarbeit? Wer das Ziel nicht klar hat, entscheidet oft am Bedarf vorbei. Beispiel: Eine Cloud-Lösung hilft wenig, wenn der Datenaustausch intern blockiert ist.
Kernfrage 2: Wer nutzt die Lösung im Alltag?
Eine Lösung, die die IT liebt, aber vom Vertrieb ignoriert wird, bringt wenig. Die Perspektiven der Fachbereiche sind entscheidend. Tools müssen für die Menschen gemacht sein, die damit arbeiten.
Kernfrage 3: Welche Systeme gibt es bereits?
Neue Tools sollten sich in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Schnittstellen, Datenmodelle, Rechtekonzepte – all das entscheidet, ob eine Lösung wirklich funktioniert oder nur neue Inseln schafft.
Ein Praxisbeispiel
Ein mittelständischer Dienstleister wollte seine Projektverwaltung digitalisieren. Statt eines großen ERP-Systems entschied man sich für eine Kombination aus Task-Tool, Zeiterfassung und Schnittstelle zum bestehenden CRM. Der Erfolg: hohe Nutzerakzeptanz, messbare Transparenz und mehr Steuerbarkeit.
Häufige Stolperfallen bei der Auswahl
- Entscheidung ohne Nutzerfeedback
- Fokus auf Features statt Prozesse
- Fehlende Roadmap für Einführung und Betrieb
- Unklare Zuständigkeiten im Alltag
Tipp: So strukturiert ihr die Auswahl richtig
🔍 Bedarf analysieren: Welche Aufgaben sollen gelöst werden? Was läuft aktuell schlecht?
🏛 Stakeholder einbinden: Wer arbeitet täglich mit dem System? Was brauchen die Fachbereiche?
📊 IT-Architektur prüfen: Welche Systeme müssen integriert werden? Was soll langfristig bestehen?
🚀 Pilotphase einplanen: Testen, bevor man skaliert
🧳 Support und Pflege sichern: Wer trägt die Lösung im Alltag?
Was bleibt hängen?
- Die beste Lösung ist die, die genutzt wird
- Anforderungen kommen aus dem Alltag, nicht aus Katalogen
- Integration schlägt Insellösung
- Entscheidung braucht Struktur und Beteiligung
- Weniger ist oft mehr: lieber pragmatisch als perfekt
Technik folgt Nutzen, nicht umgekehrt
IT-Entscheidungen prägen den Arbeitsalltag. Wer sie strategisch trifft, schafft Freiraum für das Wesentliche.
